Add-on-løsning versus dokumentkoding
Evergreen påvirker ERP-prosjekter og tilnærmingen til standarder, koding og ISV add-on-løsninger.
Evergreen deler meningene.
Overgangen fra on-prem ERP-systemer med sporadiske oppgraderinger til kontinuerlig oppdaterte og evergreen-løsninger markerer et paradigmeskifte som i stor grad påvirker ERP-prosjekter og valget av add-on-løsninger.
Tidligere var implementeringsperioden lang. Nå er den kortere, mens driftsperioden blir lang – uten «oppgraderinger», men med mindre og hyppigere oppdateringer. Dette har stor innvirkning på ERP-prosjekter og valget av add-on-løsninger. Følgelig trer den skreddersydde løsningen i bakgrunnen, og «standard» står igjen som den skinnende ledestjernen i skyen. Det er enklere, det er billigere, og det passer et ERP-system som leverandøren oppdaterer automatisk noen ganger i året.
Men er standard svaret på alt? Og hva skjer med ISV-løsningene som har vært og fortsatt er en viktig del av mange ERP-løsninger?
2 fagpersoner – 2 meninger
Vi snakket med to erfarne fagpersoner i ERP-bransjen, og deres tilnærming til standarder, koding og ISV add-on-løsninger er forskjellig.
Pro Standard
Henrik Flindt
Director of ERP, Finance, & Operations i 9Altitudes
Pro Best-of-Breed
John Sinnbeck
Vice President i Columbus
«Prøv standard, så kan vi se om det fungerer.»
«Hvis noen på C-level tror at de etter tjue år med utvikling og tilpasning av ERP-plattformen sin nå bare kan bruke standard, så er det noe de ikke helt har forstått. Det er en game changer de står overfor!» Til tross for disse forbeholdene er Henrik Flindt ikke i tvil om hovedmålet i evergreen-æraen:
«Min tilnærming er at hvis du ikke bruker standard i skyen, skyter du deg selv i foten.
Men vår jobb som leverandør er å få kunden til å forstå at de legger ut på en reise
med standard, og at denne løsningen krever at man starter på riktig sted.
Vi sier til kunden: ‘Prøv standard, så kan vi se om det fungerer.’ Vi bør ikke begynne å behandle symptomer fra starten, men finne ut om det finnes et problem og hva vi skal gjøre hvis det gjør det», sier Henrik Flindt.
«Best-of-Breed gjør at vi kan bygge dokumenter for ulike land, slik at vi kan konsentrere oss om det vi er best på.»
Hans kollega, John Sinnbeck i Columbus, har det stikk motsatte synet. Han er ansvarlig for Columbus’ Microsoft Dynamics-virksomhet i Danmark. Columbus er en global digital forretningspartner og har gjennomført 9 000 prosjekter for 1 100 kunder de siste tretti årene.
John Sinnbeck spiller en nøkkelrolle i å sette de overordnede rammene for ERP-prosjekter. Og evergreen ser ikke ut til å ha endret hans overordnede syn på add-on-løsninger versus koding av dokumenter i standardløsningen: «For ti år siden faset Microsoft ut rapportgeneratoren vi brukte til dokumenter i 80 % av prosjektene, og vi trengte en annen løsning», sier han.
«Jeg deltok på en konferanse der jeg hørte et innlegg om en Best-of-Breed-løsning, og det ble en vekker. Jeg innså at her fantes det en mal der man kunne bygge dokumenter for ulike land», sier John Sinnbeck. «Leverandøren kommer med en pakkeløsning, så vi trenger å gjøre mindre selv. Det fungerer godt. Samtidig kan vi konsentrere oss om det vi er best på.»
«Vi inkluderer dokumentene fra starten i alle våre prosjekter og setter av et budsjett som vi av erfaring vet dekker de klassiske eksterne rapportene», legger han til. «Denne tilnærmingen er smart av flere grunner. For det første blir Output Management synliggjort ved starten av ERP-prosjektet og får samme betydning som andre nøkkelområder. For det andre settes det av et budsjett til det, og for det tredje er det umulig på dette stadiet av prosjektet å ha full oversikt over alle dokumentene som trengs.»
Det er likevel ikke garantert at sluttresultatet blir en løsning utenfor ERP-systemet. Når prosjektet er satt i gang, planlegges en scoping-dag for å finne ut hvor mange dokumenter virksomheten faktisk har, og for å avgjøre hvilken Output Management-løsning som er optimal.
«Noen kunder klarer seg med standardløsningen, mens andre trenger Best-of-Breed. Vi abonnerer ikke på ‘religiøse’ syn på Best-of-Suite eller Best-of-Breed», sier John Sinnbeck.
«Kundene vil gjerne kjøre en fin bil veldig raskt. Men i virkeligheten starter de på en sykkel, som etter en stund blir til en scooter. De kommer ikke til å kjøre bil før langt senere.»
Henrik Flindt om hvordan standard skaper et gap i forventningene. Likevel oppfordrer Henrik Flindt kunden til å se hva som kan gjøres med standardløsningen før man eventuelt velger en ISV-løsning for dokumentene. «Hvis kunden har svært avanserte dokumenter av forretningsmessige årsaker, kan det være nødvendig å gå utover standard. For eksempel hvis det finnes kundespesifikke fakturaer som enkelt kan tilpasses i en ekstern løsning, men som ville kreve at det opprettes en ny faktura for hver kunde i standardløsningen.»
Han så lyset i Best-of-Breed, men er ikke «religiøs» når det gjelder det.
John Sinnbeck spiller en nøkkelrolle i å sette de overordnede rammene for ERP-prosjekter. Og evergreen ser ikke ut til å ha endret hans overordnede syn på add-on-løsninger versus koding av dokumenter i standardløsningen: «For ti år siden faset Microsoft ut rapportgeneratoren vi brukte til dokumenter i 80 % av prosjektene, og vi trengte en annen løsning», sier han.
«Jeg deltok på en konferanse der jeg hørte en presentasjon om en Best-of-Breed-løsning, og det ble en vekker. Jeg innså at her fantes det en mal der man kunne bygge dokumenter for ulike land», sier John Sinnbeck. «Leverandøren kommer med en pakkeløsning, så vi trenger å gjøre mindre selv. Det fungerer godt. Samtidig kan vi konsentrere oss om det vi er best på.»
«Vi inkluderer dokumentene fra starten i alle våre prosjekter og setter av et budsjett som vi av erfaring vet dekker de klassiske eksterne rapportene», legger han til. «Denne tilnærmingen er smart av flere grunner. For det første blir Output Management synliggjort ved starten av ERP-prosjektet og får samme betydning som andre nøkkelområder. For det andre settes det av et budsjett til det, og for det tredje er det umulig på dette stadiet av prosjektet å ha full oversikt over alle dokumentene som trengs.»
Det er likevel ikke garantert at sluttresultatet blir en løsning utenfor ERP-systemet. Når prosjektet er satt i gang, planlegges en scoping-dag for å finne ut hvor mange dokumenter virksomheten faktisk har, og for å avgjøre hvilken Output Management-løsning som vil være optimal.
«Noen kunder klarer seg med standardløsningen, mens andre trenger Best-of-Breed. Vi abonnerer ikke på ‘religiøse’ syn på Best-of-Suite eller Best-of-Breed», sier John Sinnbeck.
Forretningsbehov kan kreve en add-on-løsning.
Henrik Flindt er heller ikke «religiøs». Han understreker at standard alltid er førstevalget, og at det etter hans mening ikke gir mening å gi råd utover standard. Men dersom en Best-of-Breed-løsning er nødvendig for å møte kundens behov best mulig, oppfordrer Henrik Flindt til å se på ulike produkter og fremfor alt innhente referanser.
Det finnes faktisk produkter på markedet som «ikke gjør det så verst», som han uttrykker det med moderat nordjysk entusiasme. «Men det må utfordres, for det er stor forskjell på dem som kan lage vakre dokumenter og dem som faktisk kan noe om datamodellen i ERP-systemet», sier Henrik Flindt.
«Det er viktig å være klar over at datamodellen i skyen, som danner grunnlaget for dokumentene, endrer seg av og til når systemet oppdateres. Og i en situasjon der man velger å gå utover standard, anbefaler jeg at man diskuterer dokumenter med ISV-en, og data med oss», sier Henrik Flindt.
Han argumenterer for et partnerskap der ERP- og ISV-leverandøren sammen med kunden finner den riktige løsningen. «Det er ikke en ‘kamp’ mellom ulike løsninger. Ideelt sett bør det handle om å bygge en lagånd rundt ERP-prosjektet og gjennom ærlig og oppriktig dialog finne den riktige løsningen sammen», sier Henrik Flindt.
Akkurat som i alle andre deler av ERP-prosjektet oppfordrer Henrik Flindt kunden til å se hva som kan gjøres med standardløsningen før man eventuelt velger en ISV-løsning for dokumentene. «Hvis kunden har svært avanserte dokumenter av forretningsmessige årsaker, kan det være nødvendig å gå utover standard. For eksempel hvis det finnes kundespesifikke fakturaer som enkelt kan tilpasses i en ekstern løsning, men som ville kreve at det opprettes en ny faktura for hver kunde i standardløsningen.»
Selv om de to ERP-ekspertene, John Sinnbeck og Henrik Flindt, kanskje ikke har samme tilnærming til standard og dokumenthåndtering, handler det til syvende og sist om å støtte kundens forretning – og det er det som betyr mest.
Nysgjerrig på mer?
