Der Austausch von Geschäftsdokumenten im PDF-Format wird von vielen Unternehmen stark nachgefragt. Die Möglichkeit, Excel- und Word-Vorlagen in das PDF-Format zu konvertieren, hilft Ihnen dabei, die Anforderungen Ihrer Kunden und Partner an den Dokumentenaustausch zu erfüllen.

Die Einrichtung des PDF-Konverters in Electronic Reporting kann jedoch anspruchsvoll sein, und es gibt zwei unterschiedliche Vorgehensweisen:

1. Im Format-Designer der Konfiguration können Sie einen PDF-Konverter als Root für Ihre Excel- oder Word-Vorlagen hinzufügen. In den ER-Destinationen oder im Print Management kann anschließend der PDF-Konverter anstelle des Excel-Reports ausgewählt werden.
2. Beim Anlegen von Zielen im Print Management oder in den ER-Destinationen können Sie Excel- oder Word-Vorlagen verwenden und die Option für den PDF-Konverter aktivieren, wodurch Ihre Vorlagen automatisch konvertiert werden. Zusätzlich können neue Ziele angelegt werden. Dies ist besonders in späteren Projektphasen hilfreich, da Sie mehrere Ziele konfigurieren und diese mit nur einem Klick hinzufügen können.

Möchten Sie wissen, wie das funktioniert? Hier erfahren Sie, wie Sie Electronic-Reporting-Destinationen so konfigurieren, dass ein Report in PDF konvertiert wird – und wie Sie den Versand des PDFs per E-Mail aktivieren.

Der PDF-Konverter in Electronic Reporting in Dynamics 365 steigert die Effizienz und Sicherheit bei der Erstellung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten und ist damit eine wertvolle Funktion für Unternehmen, die mit formellen Geschäftsdokumenten arbeiten. Er kann in vielen unterschiedlichen Szenarien eingesetzt werden, unter anderem:

• Erstellung von Rechnungen und automatischer Versand als PDF-Anhang an Kunden
• Export von regulatorischen Reports (z. B. Steuererklärungen) im PDF-Format zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
• Archivierung von Finanzberichten im PDF-Format zu Dokumentations- und Nachweiszwecken
• Erstellung von Bestellungen, Verkaufsaufträgen oder anderen Dokumenten, die vor der externen
• Weitergabe als PDF finalisiert werden

Der PDF-Konverter im Modul Electronic Reporting (ER) in Dynamics 365 ist eine Funktion, mit der sich Dokumente, die in verschiedenen Microsoft-Office-Formaten (z. B. Excel oder Word) erstellt wurden, einfach in das weit verbreitete PDF-Format konvertieren lassen.

In Electronic Reporting werden Konfigurationen in der Regel so erstellt, dass Reports in Formaten wie Excel (XLSX) oder Word (DOCX) ausgegeben werden. Mit dem PDF-Konverter können diese Reports automatisch in PDFs umgewandelt werden – für eine einfachere Verteilung, Archivierung oder zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen.

Diese Funktion ist besonders wichtig, wenn Dokumente in einem festen Layout dargestellt werden müssen, was bei anderen Formaten nicht immer gewährleistet ist (z. B. ermöglicht Excel nachträgliche Bearbeitungen, die das Layout verändern können). Das PDF-Format gilt zudem als zuverlässiger beim externen Austausch, da es sicherer ist und auf unterschiedlichen Systemen und Geräten konsistent dargestellt wird.

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