Digitale Unterschrift und PDF-Verschlüsselung
Schaffen Sie Sicherheit für Ihre Kunden
Sicherheit ist heute entscheidend. Rechnungsbetrug lässt sich nicht vollständig vermeiden, aber Sie können Ihren Kunden Sicherheitsservices anbieten, wie zum Beispiel:
Digitale Signaturen: Das Signieren von Dokumenten erfordert nur, dass der Kunde die Dokumente überprüft. Durch die Verwendung digitaler Signaturen können Ihre Kunden sicher sein, dass die empfangenen Dokumente vom richtigen Absender stammen.
Verschlüsselung: Eines der effektivsten Mittel gegen Rechnungsbetrug. Sie macht es für Dritte schwieriger, Zugriff auf Rechnungen zu erhalten. Die Verschlüsselung von PDF-Dateien mit Passwörtern kann stapelweise oder für ausgewählte Dokumenttypen erfolgen. Da Passwörter manuell eingegeben werden müssen, können solche Dateien nicht in einem Input-Management-System empfangen werden. Daher eignet sich diese Methode besonders für bestimmte Rechnungsarten oder -größen.
Diese Services laufen im Hintergrund des Lasernet-Servers. Nach der Einrichtung funktionieren sie automatisch und erfordern keinen weiteren technischen Aufwand von Ihnen oder Tabellae.
Wählen Sie das passende Produkt für die digitale Signatur
In einigen Systemen können Signierung und Verschlüsselung dazu führen, dass bestimmte Empfänger Rechnungen nicht öffnen können. Mit Lasernet lassen sich verspätete Zahlungen vermeiden, da unsere Methode nicht störend, sondern verifizierend ist.
Lasernet verfügt über ein Add-on-Modul (Lasernet PDF Security Module), das zum Verschlüsseln, Entschlüsseln, Verifizieren und Signieren sowohl eingehender als auch ausgehender Dokumente sowie für die elektronische Archivierung verwendet werden kann.
Bitte beachten Sie, dass einige Länder, darunter Deutschland, spezielle Anforderungen haben, die in der Praxis strenger sind als die allgemeinen dänischen und europäischen Vorschriften.
Digitale Signaturvorschriften für E-Rechnungen
Beim Verkauf an dänische Unternehmen müssen Sie eine gültige Rechnung im PDF-Format per normaler E-Mail versenden. Es besteht keine Verpflichtung, dass die Rechnung oder die E-Mail digital signiert oder gesichert sein muss.
Wenn Sie jedoch beim Verkauf an ausländische Kunden elektronische Rechnungen verwenden, muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der elektronischen Rechnung grundsätzlich sichergestellt werden – entweder durch
- digitale Signatur oder
- elektronischen Datenaustausch (XML oder EDI)
Wenn eine dieser beiden Methoden verwendet wird, kann die elektronische Rechnungsstellung sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU eingesetzt werden – einschließlich des grenzüberschreitenden Handels zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern.
Mehr Sicherheit mit digitalen Signaturen
Dokumente mit einer digitalen Signatur müssen ein Mindestsicherheitsniveau aufweisen, das beispielsweise einem OCES-Zertifikat (Public Certificates for Electronic Services) entspricht. Das bedeutet, dass auch andere gleichwertige digitale Signaturen anwendbar sind.
Das System der digitalen Signatur bietet ein Sicherheitsniveau, das für die Glaubwürdigkeit entscheidend ist:
- Authentizität – gibt dem Empfänger die Sicherheit, dass die Rechnung tatsächlich vom Absender stammt
- Integrität – stellt sicher, dass die Rechnung unterwegs nicht verändert wurde
Wenn andere Methoden verwendet werden, muss zwischen Verkäufer und Käufer eine Vereinbarung und ein Geschäftsprozess bestehen, um Authentizität und Integrität zu gewährleisten.
Beispielsweise bieten Banken Online-Banking auf Grundlage von Vereinbarungen, Passwortsystemen und ggf. Datenverschlüsselung an.
Schutz vor Rechnungsbetrug dank Sicherheitsstandards
Man kann sich nie zu 100 % vor Betrug schützen, aber man kann Betrug vorbeugen und das Risiko deutlich minimieren.
Wir empfehlen unseren Kunden stets, in Lasernet Regeln einzurichten, um ungewöhnliche Ereignisse zu erfassen.
Unternehmen können außerdem Sicherheitskriterien für die Lösung definieren, die intern umgesetzt werden. Dies kann zum Beispiel eine Obergrenze für Bestellungen sein, um Missbrauch zu verhindern – etwa, dass ein Mitarbeiter eine Bestellung über 100.000 DKK genehmigen muss.
Sicherheit mit Geschäftsregeln
Wenn Sie nach einem neuen Produkt suchen, müssen Betrieb und Sicherheit stimmen. Dasselbe gilt für Softwarelösungen, und Lasernet sorgt dafür, dass dies durch Geschäftsregeln und andere Funktionen gewährleistet ist.
Lasernet ist so eingerichtet, dass eingehende Bestellungen in einer Bibliothek gespeichert werden, aus der das ERP-System sie abrufen kann. Zusätzlich wird ein Monitoring auf der Lasernet-Seite eingerichtet, das überprüft, ob Dateien in diesem Verzeichnis vorhanden sind. Ist dies der Fall, wird automatisch eine E-Mail an den Vertriebssupport gesendet, um sicherzustellen, dass der Import ins ERP-System reibungslos abläuft.
Auf diese Weise ist der gesamte Prozess vollständig automatisiert und Ausfallzeiten werden vermieden.
Möchten Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten einer Dokumentenmanagement-Lösung von Tabellae erfahren und wie wir Ihr Unternehmen unterstützen können?
Schreiben Sie mir eine E-Mail, dann melde ich mich, um einen passenden Beratungstermin mit Ihnen zu vereinbaren.
