„Mit Upgrade Management können wir Herausforderungen antizipieren, bevor sie auftreten.“
Food Folk, das Franchise-Unternehmen hinter McDonald’s in der nordischen Region, stand vor komplexen Herausforderungen: die Harmonisierung der Abläufe in vier Ländern unter Berücksichtigung individueller und länderspezifischer Anforderungen. Application Management Services (AMS) stabilisierten die Prozesse und machten Food Folk agil und anpassungsfähig.
Über Food Folk
Food Folk gehörte zu den ersten Unternehmen in den nordischen Ländern, die in die Cloud wechselten. Als Vorreiter war es entscheidend, ein innovatives ERP-System zu etablieren, das stabil und flexibel ist, eine reibungslose Skalierung ermöglicht, zukünftige Geschäftsfelder erweitert und alle denkbaren Herausforderungen durch sich ändernde Marktbedingungen, Kunden- oder regulatorische Anforderungen bewältigt.
Food Folk Food Folk betreibt McDonald’s in Schweden, Dänemark, Norwegen und Finnland. Trotz der Rolle als Restaurantkette agiert das Unternehmen auch als Immobiliengesellschaft, wobei das Finanzwesen auf Franchise- und Mieterlösen basiert. Gegründet 2017 durch die Übernahme von McDonald’s, hält Food Folk einen bedeutenden Anteil am nordischen Markt, betreibt rund 450 Restaurants und verfügt über Immobilienwerte von über 700 Millionen Euro. Die Restaurants bedienen jährlich 160 Millionen Gäste und erwirtschaften einen Umsatz von über 1,6 Milliarden Euro, wobei 90 % von Sub-Franchisenehmern betrieben werden.
Franchise-Abrechnung ist komplex
„Obwohl wir Restaurants betreiben, sind wir in erster Linie ein Immobilienunternehmen. Wir erheben Franchisegebühren, Servicegebühren und Mieten von den Franchisenehmern. Der finanzielle Motor ist daher für uns als Franchiseunternehmen zentral, aber auch komplex, da Anforderungen und Zahlungsformate von Markt zu Markt variieren“, sagt Mads Hundahl.
Lasernet von Tabellae wurde als Abrechnungssystem gewählt, da die Software stabile Eigenschaften bietet. „Als Muttergesellschaft müssen wir Autorität zeigen, damit die Franchisenehmer an die Berechnungsgrundlage glauben. Die Rechnungsaufstellung ist für die Franchisenehmer entscheidend: ‚Wofür zahlen wir und welche Rückvergütung erhalten wir?‘ Die Abrechnung muss transparent und punktgenau sein, sonst eskalieren Probleme innerhalb weniger Stunden“, erklärt Mads Hundahl von Food Folk und fährt fort: „Die ERP-Zusammenführung über vier Länder war umfangreich, aber wir haben es geschafft, eine einheitliche ERP-Lösung zu schaffen, in der wir gleichzeitig lokale Anforderungen und Bedürfnisse in jedem der vier Länder abbilden können.“
„Wir haben unsere Fähigkeit gestärkt, Risiken frühzeitig zu erkennen, fundierte Entscheidungen zu treffen und uns auf zukünftige Herausforderungen und Chancen vorzubereiten.“
Mads Hundahl, Serviceverantwortlicher Finanzen, Food Folk
Systemupdates bei stabilem Betrieb
In einer neuen Evergreen-Umgebung mit mehreren Systemupdates pro Jahr war ein zentrales Ziel, den Betrieb zu stabilisieren und proaktiv zu werden. Deshalb entschied sich das Unternehmen nach dem Go-live auch für AMS (Application Management Services) von Tabellae, bei denen abgestimmte Release-Planung und automatisiertes Dokumententesten sicherstellen, dass Updates effizient geplant und umgesetzt werden.
Durch Monitoring konnten effiziente Arbeitsabläufe sichergestellt werden.
„Dies ermöglicht es uns nicht nur, potenzielle Probleme zu lösen, bevor sie unsere Geschäftstätigkeit beeinträchtigen, sondern sorgt auch für einen reibungslosen Ablauf der Prozesse und entlastet die Organisation bei den vielen jährlichen Systemupdates und Tests.“
„Früher haben wir Fehler erst entdeckt, wenn sie bereits die Produktion betrafen, etwa bei der Rechnungsstellung. Jetzt haben wir ein kontinuierlich aktualisiertes System, sind stets kompatibel, können pünktlich abrechnen, Risiken frühzeitig erkennen und uns auf zukünftige Herausforderungen und Chancen vorbereiten. Wir arbeiten effizient und haben unsere Fähigkeit gestärkt, fundierte Entscheidungen zu treffen. Es gibt keine unnötigen Verzögerungen oder Unterbrechungen in den Prozessen, und wir setzen die richtigen Ressourcen rechtzeitig ein. Die automatisierten Tests ermöglichen es uns, mehr zu testen, die Qualität zu steigern und den Arbeitsaufwand zu reduzieren, sodass wir uns auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren können“, sagt Mads Hundahl.
Ergebnisse
- Zuverlässige Abrechnung
- Effiziente Systemupdates
- Verbesserte Daten- und Dokumentenqualität durch automatisierte Tests
- Fähigkeit zu präventivem und proaktivem Handeln
- Optimierte Arbeitsabläufe
E-Rechnungen und erweiterte Controlling-Funktion
„Jetzt wollen wir die Lösung konsolidieren, um das System optimal zu nutzen. Wir planen, unsere Controlling-Funktion auszubauen und die E-Rechnung für Kunden einzuführen, sobald sie bereit sind. Außerdem legen wir Wert auf ein systematisches und proaktives Systemmonitoring.
Tabellae war proaktiv, flexibel und verständnisvoll in Bezug auf unsere Bedürfnisse. Mit ihrer Unterstützung haben wir die volle Kontrolle über unser Geschäft gewonnen und eine robuste Plattform für die Zukunft aufgebaut“, schließt Mads Hundahl.
durch Output Management vereinfacht.
