OK ist ein erfolgreiches Unternehmen, das die Vorteile der IT für ein wachsendes Unternehmen optimal nutzt. Mit einem zukunftssicheren IT-System erzielt das Unternehmen jährliche Einsparungen bei Verarbeitung, Druck und Entwicklungsstunden.
Über OK Benzin
OK ist eine dänische Genossenschaft, die rund 20.000 Kunden und Händler gehört. Seit ihrer Gründung ist OK das einzige Energieunternehmen, bei dem Verbraucher aktiv Einfluss auf die Unternehmensentwicklung nehmen können.
OK betreibt über 650 Tankstellen, sieben Vertriebsbüros und drei Transportzentren in ganz Dänemark. Darüber hinaus liefert das Unternehmen Öl, Biokraftstoffe, Erdgas und Strom an Haushalte, landwirtschaftliche Betriebe und Unternehmen.
Viele – und unterschiedliche – Dokumente
OK gehörte zu den ersten Unternehmen, die den Markt für den Verkauf von Kraftstoff über automatische Zapfsäulen zu attraktiven Preisen erkannten – und ist heute die meistverkaufte Treibstoffmarke in Dänemark. Seit vielen Jahren nutzt OK Lasernet, um die Millionen von Dokumenten zu verwalten, die durch das stetig wachsende Geschäft entstehen.
„Unser Unternehmen wächst häufig mit neuen Produkten, daher benötigen wir ständig neue Druckformate“, sagt Thomas B. Rasmussen, Systementwickler bei OK. „Das bedeutet, dass wir jedes Jahr viele unterschiedliche Dokumente erstellen – nicht nur Rechnungen. Die Dokumente müssen je nach Produkt auch unterschiedlich aussehen.“
Gesucht: zukunftssichere Lösung
„Das Formatieren erforderte früher viel Programmierarbeit und war aufwendig in der Wartung. Wir mussten jede Zeile einzeln erstellen, an ein Druckprogramm senden und alles direkt im ERP-System codieren“, erklärt Thomas B. Rasmussen.
Das ERP-System von OK wurde bereits zweimal aktualisiert, und bei jeder Aktualisierung wurden alle Druckprozesse über Vertriebsbüros, Transportzentren und Tankstellen hinweg standardisiert. Lasernet war bereit, den gesamten Prozess von Druck, Formatierung, Archivierung und Verteilung zu übernehmen.
Die Lösung beseitigte Herausforderungen wie:
- Verarbeitung elektronischer Rechnungen für öffentliche Stellen im XML-Format (oioXML)
- Formatierung und Druck großer Dokumentenmengen für Privatkunden auf unterschiedlichen Druckern
- Sicherstellung einer korrekten elektronischen Archivierung
„Mit Lasernet erfüllen wir steigende Anforderungen – und mit Tabellae haben wir einen starken Partner”
Thomas B. Rasmussen,
Systementwickler, OK a.m.b.a.
Ergebnisse
- Einsparungen bei Verarbeitung, Druck und Entwicklung
- Einfache Formatierung
- Schneller Druck großer Dokumentenmengen
- Zuverlässige elektronische Archivierung
Geschwindigkeit ist entscheidend
„Neben den täglichen Rechnungen und Geschäftsdokumenten haben wir viele Kontokunden, die monatliche Abrechnungen und Online-Zugriff auf ihre Rechnungen benötigen. Es ist entscheidend, dass dieser Prozess schnell abläuft.“
„Lasernet hat es uns ermöglicht, eigene Drucklösungen zu entwickeln. Wir können flexibel arbeiten und den gesamten Prozess steuern – vom ERP-System über Lasernet bis zum Versand. Alle Dokumente werden nun von Lasernet verarbeitet, das sie schnell formatiert, druckt und im elektronischen System korrekt archiviert.“
Bereit für steigende Anforderungen
„Wir sehen, dass die Anforderungen von außen wachsen – und mit Lasernet können wir ihnen gerecht werden. Wenn wir vor Herausforderungen stehen, haben wir mit Tabellae einen starken Partner“, sagt Thomas B. Rasmussen.
durch Output Management vereinfacht.
