„Bei Polytech möchten wir die Zukunft der Windenergie durch nachhaltige Lösungen sichern, die die Haltbarkeit und Leistung von Windkraftanlagen verbessern. Unser altes ERP-System hat uns diese Aufgabe nicht gerade leicht gemacht, weshalb wir vor 5 Jahren mit der Umstellung begonnen haben.

Unser ERP-Partner empfahl uns Lasernet für das Output-Management, also nahmen wir Kontakt zu Tabellae auf. Auf der Grundlage der Kompetenzen, Methoden und Best-Practice-Pakete von Tabellae mit Standarddokumenten und Implementierungsleitfäden schufen wir die Grundlage für eine Output-Management-Lösung, mit der wir wachsen können.

„Heute verwenden wir Lasernet zum Drucken aller externen Dokumente wie Kundenaufträge, Auftragsbestätigungen, Fertigungsaufträge, Zertifikate, Packlisten, Etiketten und automatische Mahnungen sowie für EDI“, sagt ERP-Berater Morten Ramussen Boelslund.

„Einer der Gründe für das ERP-Upgrade war, dass wir in vielen Bereichen der Nachhaltigkeit zertifiziert sind. Daher unterliegen unsere Produkte strengen Tests, bei denen die Rückverfolgbarkeit ein wichtiger Faktor ist. Wir kamen von SAP Business One, wo die gesamte Rückverfolgbarkeit in Systemen von Drittanbietern erfolgte.

Wir haben uns daher entschieden, SAP durch Dynamics 365 F&SCM zu ersetzen, das heute die gesamte Rückverfolgbarkeit übernimmt, z. B. wer welche Produkte hergestellt hat und woher die gekauften Rohstoffe stammen – bis hin zu Chargen- und Seriennummern. Mit Lasernet können wir alle notwendigen Daten für alle unsere Berichte abrufen“, fährt IT-Beraterin Camilla Luxhøj Jensen fort.

„Manuelle Vorgänge führen zu Fehlern, weshalb wir viele Prozesse im neuen ERP automatisiert haben, z. B. werden Compliance-, Kunden- und Importanforderungen mit einer automatisierten globalen Vorlage gelöst. Wir entwickeln nichts, was für einen einzelnen Lieferanten oder Standort vorgesehen ist.

Dadurch konnten wir:

1) Besserer Kundenservice in Bezug auf Einfuhrzölle
Es gibt mehrere Zolltarifcodes, auch bekannt als HS-Codes, innerhalb derselben Produktgruppe, was dazu führt, dass unsere Kunden bei der Einfuhr Zölle zahlen müssen. Wir haben daher gemeinsam mit Lasernet eine automatisierte globale Lösung über External Item Description entwickelt. Dabei ordnen wir den „Kunden-Einfuhr-HS-Code” einer Tabelle zu, die sicherstellt, dass der richtige Zolltarifcode auf den Dokumenten angezeigt wird, sodass unsere Kunden keine unberechtigten Zölle zahlen müssen.

2) Export in Länder mit regulatorischen Anforderungen
Damit wir Waren nach Brasilien versenden können, muss das Versandland in den einzelnen Produktzeilen auf den Exportdokumenten angegeben sein. Wir haben dieses Problem gelöst, sodass jedes Mal, wenn wir einen Kundenauftrag für Brasilien erstellen, automatisch eine Notiz von D365 ausgelöst wird, dass das Versandland auf dem Dokument angegeben sein muss.

„Wir nutzen außerdem in großem Umfang Zertifikate von Lasernet für die automatische Verarbeitung von generischen Zertifikaten sowie Kunden- und Produktzertifikaten.

Dazu gehören COCs, die die Einhaltung gesetzlicher Sicherheits- und Qualitätsanforderungen bestätigen, sowie COAs, die Analyseergebnisse dokumentieren.

„Die Lösung entlastete 2 Mitarbeiter, die zuvor nur Zertifikate und Etiketten erstellten. Heute übernimmt noch ein Mitarbeiter diese und weitere Aufgaben“, sagt Morten.

„Ein großer Vorteil von Lasernet sind die Automatisierungsoptionen. Wir drucken die meisten Etiketten mit Lasernet aus D365, wo wir unseren Etikettendruck automatisiert haben, sodass wir heute zwei Auslöser für den Etikettendruck haben: beim Wareneingang und bei der Benachrichtigung über die Fertigstellung der produzierten Waren.

Darüber hinaus arbeiten wir an der Entwicklung einer neuen Etikettenlösung, die zu Beginn der Produktion automatisch ein Etikett mit einer Seriennummer ausdruckt. Derzeit verwalten wir Etiketten auf Artikelebene.

„Wir registrieren, welches Etikett wann, wo und in welcher Anzahl auf jedem Artikel gedruckt wird. Bei beschädigten oder fehlerhaften Etiketten nutzen wir unsere Tracking-Tabelle aus den Fertigstellungsberichten, um sie nach dem ursprünglichen Produktionsszenario neu zu drucken“, sagt Camilla.

„Als Global Player erwarten unsere Kunden auch, dass wir Dokumente elektronisch austauschen können. Daher mussten wir eine EDI-Lösung in unser Upgrade integrieren.

Die Lösung wurde durch das ERFA-Treffen von Tabellae bei einem anderen D365 F&SCM-Kunden inspiriert, bei dem wir erfuhren, wie der Gastgeber und andere Kunden EDI mit Lasernet einsetzten. Tabellae organisiert kostenlose Networking-Gruppen, in denen wir Wissen austauschen und uns von anderen inspirieren lassen können, die Lasernet und dasselbe ERP-System wie wir verwenden. Vor dem ERFA-Treffen sahen wir Lasernet nur als Dokumentenmanagement-Tool, aber hier haben wir gelernt, dass es auch mit anderen Systemen integriert werden kann.

Wir werden Lasernet für die Integration in SAP Ariba für unseren Kunden Vestas einsetzen, der
eine EDI-Lösung von uns wollte. Die Lösung besteht darin, dass Lasernet Auftragsbestätigungen, Rechnungen
und Lieferscheine als XML versendet und XML-Formate und Datenziele verwaltet. Lasernet wird also verwendet, um das XML von SAP Ariba in unser Format umzuwandeln und umgekehrt“, sagt Morten, der von der Funktionalität von Lasernet tief beeindruckt ist.

„Lasernet verfügt über viele „versteckte Funktionen”, die unseren Alltag erheblich erleichtern. Wir verwenden beispielsweise drei verschiedene automatische Mahnschreiben: erste Mahnung, Mahnung und letzte Mahnung mit Gebühr.

In Standard-D365 ist es sehr zeitaufwendig, Mahnungen an Kunden zu versenden. Hier muss jeder Bericht erstellt, validiert und dann an den einzelnen Kunden versandt werden. Mit der Standardfunktion „Hintergrunddruck“ von LaserNet kann unsere Finanzabteilung mehrere Kunden markieren, die eine Mahnung benötigen, den Bericht zur Genehmigung auf dem Bildschirm anzeigen und einfach auf „Ja“ klicken, woraufhin alle Mahnungen automatisch versandt werden. Die Bearbeitungszeit ist viel schneller als im Standard D365 F&SCM“, sagt Morten.

„Mit einer Vielzahl automatisierter Dokumente und einer EDI-Lösung ist unsere D365 F&SCM-Einführung in Dänemark abgeschlossen, wodurch die Grundlage für eine weltweite Einführung in China und Mexiko geschaffen wurde.

Darüber hinaus hat Tabellae uns dabei geholfen, unseren Release-Prozess so einzurichten, dass Lasernet und D365 F&SCM aufeinander abgestimmt sind – auch im Hinblick auf unsere globale Einführung in China. Bei unseren Tests führen wir einen Proof of Concept durch, bei dem wir alle unsere chinesischen Konfigurationen, Integrationen, Dokumente usw. testen.

All dies können wir in unserer Entwicklerumgebung in Dänemark individuell anpassen. Parallel dazu können wir auch die 4 Upgrades in F&SCM durchführen, die Microsoft jedes Jahr herausgibt, was uns bei der globalen Einführung unseres ERP-Systems mehr Flexibilität verschafft“, sagt Morten.

• All-in-One-Lösung für das Ausgabemanagement
• Globale Dokumentvorlagen, bereit für den weltweiten Einsatz
• Einfache Einhaltung von Vorschriften
• Interne Berichtsverwaltung
• Ressourcen freisetzen
• Besserer Kundenservice