Die Digitalisierung zahlreicher Arbeitsprozesse wurde zu einem strategischen Ziel für die Geschäftsleitung. Dafür benötigte man einen robusten „Werkzeugkasten“, um den Eingang von Bestellungen zu automatisieren – auch von Kunden, die kein EDI nutzen.

„Alles begann vor ein paar Jahren“, erzählen Frida Bengtsson und Marcus Jagdell von Svedbergs. „Die Leiterin des Customer Service empfahl die Lasernet Input-Lösung von Tabellae für die digitale Auftragsverarbeitung.“

„Rund 4.000 monatliche Bestellungen, die per Telefon oder E-Mail eingingen, wurden früher manuell erfasst – eine sehr zeitaufwendige Aufgabe. Tabellae führte einen hervorragenden Workshop durch und konfigurierte das System entsprechend unseren und den Anforderungen unserer Kunden. Die Consultants von Tabellae waren sehr entgegenkommend, kompetent und lösungsorientiert – und bestens auf unsere Bedürfnisse vorbereitet. Vor dem Go-live wurden zahlreiche Tests durchgeführt, und inzwischen erhalten wir einen erheblichen Teil unserer digitalen Bestellungen über Lasernet.“

Der Anblick automatisierter Abläufe und Bestellungen, die nahtlos ins System einlaufen, hat nicht nur täglich ein paar Stunden Arbeitszeit eingespart, sondern auch die Motivation gesteigert. Die gewonnene Zeit wird nun dafür genutzt, echten Mehrwert für die Kunden zu schaffen.

Schnellere Lieferung und bessere Kontrolle

Da Bestellungen korrekt erfasst werden – inklusive der richtigen Stammdaten – konnten Fehler reduziert und die Lieferzeiten deutlich verkürzt werden. Die verbesserte Kontrolle über die Aufträge hat zudem neue Möglichkeiten eröffnet, um zentrale Bereiche weiterzuentwickeln.

Die Input-Lösung diente nicht nur dazu, die Auftragserfassung zu verbessern – sie sollte das Unternehmen insgesamt attraktiver machen. Durch die digitale Verarbeitung von Bestellungen kann sich Svedbergs nun darauf konzentrieren:

• Exzellenten Kundenservice zu bieten und optimal auf Kundenanfragen zu reagieren
• Kunden neue und zusätzliche Möglichkeiten anzubieten – z. B. Unterstützung beim Zeichnen und Planen von Badezimmern sowie bei der Berechnung von beispielsweise Lieferterminen
• Neue Kunden mit speziellen Anforderungen zu bearbeiten, etwa mehrere Bestellungen in derselben Datei
• Kreative Badlösungen weiterzuentwickeln

„Früher waren wir in Zeiten hoher Auftragslast gezwungen, uns ausschließlich auf die Auftragserfassung zu konzentrieren. Jetzt haben wir deutlich schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen erreicht – und das wissen unsere Kunden sehr zu schätzen“, sagt das Team.

Die Geschäftsleitung beteiligt sich aktiv an Fortschrittsgesprächen und prüft, wie Lasernet intelligent eingesetzt werden kann, um Transport und Auslieferung effizient zu gestalten.

Derzeit wird Lasernet für eingehende Bestellungen genutzt, jedoch wird bereits darüber nachgedacht, den Einsatz auch auf Output-Dokumente wie Lieferscheine und Rechnungen auszuweiten. Eine solche Erweiterung würde eine einfache Anpassung von Layouts und Inhalten ermöglichen, eine professionelle Kommunikation mit Kunden unterstützen und die operative Umgebung weiter vereinfachen. Wie Frida und Marcus abschließend sagen, hat ihre Automatisierungsreise gerade erst begonnen – und sie blicken gespannt auf die Möglichkeiten, die die Zukunft bereithält.