Das perfekte ERP-Projekt zu realisieren – insbesondere wenn es um das Dokumentenhandling geht – kann wie ein fernes Ziel wirken. Doch BORG Automotive hat genau das geschafft. Mathilde Daugaard und Monica Christiansen berichten, wie ihnen das gelungen ist.
Über BORG Automotive
Die BORG Automotive Group ist Europas führender unabhängiger Remanufacturer von Kfz-Teilen und Eigentümer von SBS Automotive, einem Handelsunternehmen mit einem Sortiment an Verschleißteilen.
BORG Automotive beschäftigt mehr als 1.900 Mitarbeitende an Produktionsstandorten in Polen, Spanien und Großbritannien, betreibt Distributionsplattformen in Deutschland, Frankreich und Dänemark sowie einen Verpackungsbetrieb in Polen.
1. Die richtigen Ressourcen einplanen
„Output Management ist ein geschäftskritischer Bereich, der eigene, dedizierte Ressourcen erfordert. Entscheidend ist, diejenigen einzubeziehen, die die Reports tatsächlich nutzen – denn sie kennen die fachlichen und operativen Anforderungen am besten.
In unserem ERP-Projekt haben wir zwei Personen eingesetzt, die den Consultants von Tabellae wesentliche Informationen liefern konnten. Alle notwendigen Anforderungen wurden von Beginn an berücksichtigt, und Tabellae half uns dabei, die richtigen Ressourcen zu identifizieren – basierend auf der Komplexität, der Anzahl der Reports und dem internen Know-how.“
2. Das ERP-Projekt in der Führung verankern
„Die Personen, die am Projekt arbeiten, müssen sich fokussieren können – deshalb sollte sichergestellt werden, dass ihre übrigen Aufgaben von anderen übernommen werden. Verankern Sie das Projekt und die dafür vorgesehenen Ressourcen im Management und halten Sie die Führungskräfte laufend auf dem aktuellen Stand. Wenn eine Schlüsselperson das Unternehmen verlässt, sollten Sie das Management-Team zusammenrufen, um die nächsten Schritte zu klären“, sagt Monica Christiansen.
„In einem ERP-Projekt zählt jedes noch so kleine Detail. Durchdachte Überlegungen von Anfang an können zu deutlich effizienteren Prozessen im ERP-Projekt führen.“
Mathilde Daugaard, Product & Packaging Coordinator
3. Von Anfang an klar festlegen, was Sie wollen
Mathilde Daugaard fährt fort: „Frühzeitig Erwartungen zu setzen und den Projektumfang im Vorfeld zu definieren, hat die Planbarkeit deutlich erhöht.
Bevor man startet, sollte man sich zusammensetzen und besprechen, was man erreichen möchte. Klären Sie, wann Sie live gehen wollen, wie hoch die Sicherheitsanforderungen sind und welche Regeln eingehalten werden müssen. Setzen Sie die Erwartungen frühzeitig. Zu Beginn unseres Projekts haben wir unter anderem Folgendes besprochen:
- Deadline: Was ist der gewünschte und realistische Go-live-Termin?
(Vermeiden Sie einen Go-live direkt vor den Sommerferien, da es immer Nacharbeiten geben wird.) - Sicherheitsniveau
- Tests: Anforderungen und Zeitplanung
- Compliance: Internationale gesetzliche Anforderungen
- Ressourcen: Fachliches Know-how der internen Mitarbeitenden
4. Hochwertige Spezifikationen erstellen
„Die Document Design Specifications (DDS) von Tabellae spielen eine entscheidende Rolle. Füllen Sie sie mit umfassenden Daten und Anforderungen, um spätere Change Requests zu vermeiden. Drei wichtige Punkte, die man beachten sollte:
- Jedes noch so kleine Detail zählt – also halten Sie es fest. Wenn später etwas fehlt, führt das zu einem Change Request.
- Investieren Sie ausreichend Zeit in jede Spezifikation – wir haben etwa 4–6 Stunden pro Spezifikation verwendet.
- Beziehen Sie die Personen ein, die die Dokumente nutzen – sie wissen am besten, was benötigt wird.“
5. Proaktiv sein
„Niemand kennt Ihre Anforderungen besser als Sie selbst. Deshalb muss man in jeder Zusammenarbeit proaktiv sein. Wir haben die Standard-Package-Templates von Tabellae genutzt, die uns von Anfang an etwa 60 % des Weges gebracht haben. Da Etiketten jedoch nicht Teil der Standard-Templates waren, haben wir eine eigene Vorlage für Etikettenspezifikationen erstellt – und das hat sehr gut funktioniert.“
Ergebnisse
- Termingerecht und im Budget live gegangen
- Planbares Projekt, bei dem die Schätzungen der Realität entsprachen
- Die richtigen fachlichen Anforderungen von Anfang an
- Geschäftsrisiken nach dem Go-live minimiert
6. Testen, testen, testen
„Gute Testdaten und Beispiele in Dynamics vereinfachen das Projekt und reduzieren Risiken. Testen ist entscheidend, weil man potenzielle Fehler frühzeitig erkennt. Deshalb sollte man alles prüfen – von der Erstellung eines Dokuments bis hin zum Versand.
Das Testen der Dokumente vor dem Go-live hat die Anzahl der Change Requests nach dem Launch deutlich reduziert. Dabei geht es nicht nur darum, ein Dokument auszudrucken – sondern um den gesamten Prozess von der Erstellung bis zur Versendung. Wenn man nicht testet, riskiert man, dass das gesamte Geschäft zum Stillstand kommt. Beispielsweise kann ein Fehler beim Versand nach Großbritannien auftreten, aber nicht bei Lieferungen in EU-Länder. Testen Sie deshalb alle Zielmärkte, in die Sie Ihre Waren versenden“, schließt Mathilde Daugaard.
