Digitale Mitgliederkommunikation erfordert ein effizientes Tool für Mailing- und Dokumentenmanagement. In der Recherchephase stellte 3F schnell fest, dass Großlösungen sehr teuer und schwer zu verwalten waren. Daher entschieden sie sich für das pragmatische Lasernet-One2One-Tool von Tabellae, das sie selbst verwalten können und das ihnen bereits Millionen eingespart hat.
Über 3F
Die Gewerkschaft 3F ist Dänemarks größte und stärkste Gewerkschaft und vertritt rund 265.000 Mitglieder, für die sie gute Arbeitsbedingungen, Ausbildungsmöglichkeiten und Löhne sichert. 3F verfügt über fast 160 Orts- und Servicebüros im ganzen Land.
3F nutzt Tabellaes One2One-Modul für eine effektive Mitgliederkommunikation.
Besserer Mitgliederservice mit interner Verwaltung
Die Lösung ermöglichte es Dänemarks größter Gewerkschaft, durch einfache Prozesse und einen besseren Überblick über die Mitgliederkommunikation einen verbesserten Mitgliederservice zu bieten. Bevor Lasernet One2One eingeführt wurde, verschickte 3F jährlich rund eine Million Briefe per Post an ihre Mitglieder. „Die finanziellen Kosten für Druck, Porto und Versand waren enorm. Zudem war es umständlich und langsam, die Briefe zu korrigieren, da dieser Teil des Prozesses von einem externen Partner erledigt wurde“, sagt Michael Olsen, dessen Mission klar war: „Wir wollten alle Briefe digitalisieren und die Aufgabe selbst übernehmen. Das Ziel war, Zeit und Geld zu sparen. Beides haben wir erreicht – und mehr.”
Digitalisierung reduziert das Postaufkommen
„Zu Beginn der Digitalisierung mussten wir eine Reihe von Briefvorlagen für reguläre Schreiben, Leistungsübersichten, Mahnungen usw. erstellen. Dabei profitierten wir sehr vom Phrasensystem von Lasernet, bei dem man ein Grundschreiben hat und je nach Bedarf rechtliche Formulierungen hinzufügen kann. Auf diese Weise lässt sich die Anzahl der Vorlagen erheblich reduzieren – ein großer Vorteil.”
„Wir sparen rund 10 Mio. DKK pro Jahr – und das ist deutlich spürbar! Außerdem erledigen wir die Aufgabe jetzt selbst, anders als früher, was den Prozess deutlich effizienter macht.
Michael Olsen, CIO, 3F
Ergebnisse
- Spart jährlich 10 Mio. DKK
- Mitgliederdokumente selbst verwalten
- Großartige Zusammenarbeit mit Tabellae
Alles an einem Ort
Nachdem die Briefvorlagen bereitstanden, war es Zeit, die Aussendungen zu betrachten. „Früher hatten wir eine Multikanal-Strategie, wodurch die Mitglieder Schreiben über verschiedene Kanäle erhielten. Allerdings war es für die Mitglieder schwer zu erkennen, ob die Briefe in e-Boks oder per Post kamen. Heute haben wir die gesamte Kommunikation im virtuellen Mitgliederpostfach auf unserer Self-Service-Seite mit3f.dk gebündelt – eine große Hilfe für sowohl Mitglieder als auch Sachbearbeiter. Dennoch versenden wir noch einige wenige Briefe per Post – zum Beispiel Mahnungen und andere wichtige Informationen.“
Einsparungen von 10 Millionen
Michael hat keinerlei Zweifel an den Vorteilen der Zusammenarbeit mit Tabellae: „Wir sparen rund 10 Mio. DKK pro Jahr für Druck, Kuvertierung und Versand dank Tabellaes digitaler Brief- und Dokumentenmanagementlösung Lasernet One2One. Das ist deutlich spürbar! Außerdem erledigen wir die Aufgabe jetzt selbst – im Gegensatz zu früher –, was den Prozess wesentlich effizienter macht. Die enormen Einsparungen und die Möglichkeit, die Mitgliederkommunikation an einem Ort zu bündeln, waren nur möglich, weil die Implementierung so einfach und schnell war.“
Der richtige Partner
Michael hat die Entscheidung, Tabellae einem größeren Anbieter vorzuziehen, nicht bereut. „Der Vorteil der Zusammenarbeit mit einem kleineren Unternehmen ist, dass es deutlich agiler ist, während größere Unternehmen oft eher bürokratisch sind. Tabellae war äußerst hartnäckig. Sie haben konsequent an den Aufgaben festgehalten, bis sie gelöst waren. Gleichzeitig reagierten sie schnell und ließen alles stehen und liegen, wenn es nötig war. Das Kompetenzniveau von Tabellae ist sehr hoch, und sie kennen ihr Produkt zweifellos. Daher waren sie ein aktiver Partner, den ich sowohl zuverlässig als auch seriös finde“, schließt Michael ab.
