Machen Sie aus 5 % keine 15 %
Output Management: Die wichtigen 5 % eines ERP-Projekts
ERP-Anbieter können Zeit sparen und bessere ERP-Lösungen mit geringeren Gesamtkosten für ihre Kunden liefern – indem sie einfach den Unterschied zwischen einfacher Dokumentenerstellung und umfassendem Output Management verstehen und kundenrelevante Dokumente von Beginn des Projekts an ernst nehmen.
Obwohl geschäftskritisch, steht Output Management selten ganz oben auf der Agenda. Bereiche wie CRM und Business Intelligence stehen oft im Rampenlicht, während Output Management unter dem Radar bleibt – obwohl es für den Geschäftsergebnis genauso entscheidend ist.
Gleichzeitig kann dieser häufig unterschätzte Bereich am Ende dreimal so teuer werden, wenn er nicht von Anfang an ernst genommen wird, sondern erst kurz vor dem Go-live angegangen wird – was in 8 von 10 ERP-Projekten passiert.
Was als „langweilig“ gilt, ist in Wahrheit eine hochkomplexe Disziplin, die eine zentrale Rolle im gesamten Unternehmen spielt. Es geht um die Erstellung und Verwaltung essenzieller Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Etiketten, Zolldokumente und vieles mehr – Dokumente, die das ERP-System erzeugen, integrieren und verteilen soll.
Und wenn das nicht funktioniert? Dann funktioniert weder das ERP-System – noch das Unternehmen. Stellen Sie sich die Folgen vor, wenn Ihr Unternehmen plötzlich keine Rechnungen mehr versenden oder keine Dokumente mehr drucken könnte, die für die Auslieferung an Kunden erforderlich sind.
„Output Management sollte nicht mehr als 5 % des ERP-Budgets ausmachen. Doch diese Zahl kann sich leicht verdreifachen, wenn dieser Bereich nicht frühzeitig ernst genommen wird.“
Tim Janum, Partner Account Manager, Tabellae
Vermeiden Sie unnötige Mehrkosten
Als Faustregel gilt: Output Management sollte nicht mehr als 5 % des ERP-Budgets ausmachen. Diese Zahl kann sich jedoch leicht verdreifachen, wenn der Bereich nicht frühzeitig ernst genommen wird – oder wenn ein ERP-Anbieter eine einfache Template-Lösung empfiehlt, die komplexe Anforderungen wie Zollabwicklung, Behördenportale, kundenspezifische Vorgaben und grenzüberschreitende Compliance nicht unterstützt.
Leider passiert genau das viel zu häufig. Hier zwei Praxisbeispiele:
Ein großer Elektronikkonzern entschied sich für eine einfache Lösung, die den globalen Anforderungen nicht gerecht wurde.
Das Ergebnis: sechs Monate verlorene Arbeit und mehrere hunderttausend Euro an zusätzlichen Kosten.
Ein mittelständisches Bauunternehmen setzte auf niedrige Stundensätze statt auf Erfahrung.
Das Ergebnis: eine falsch konfigurierte Lösung, die nie produktiv ging, über ein Jahr Verzögerung und eine Zusatzrechnung von 130.000 Euro.
Dies sind nur zwei von vielen Fällen, in denen Unternehmen hohe, vermeidbare Kosten tragen mussten – schlicht, weil von Beginn an nicht die richtige Output-Management-Lösung gewählt wurde.
Wenn Kunden feststecken
Der falsche Weg ist teuer – und alles wieder zurückzudrehen ist noch schlimmer. Es entstehen doppelte Lizenzkosten, unnötige Implementierungsstunden und Stillstand, während Mitarbeitende warten, umpriorisieren oder an Effizienz verlieren. Hinzu kommt die langfristige Belastung durch die Pflege und manuelle Aktualisierung von Geschäftsdokumenten.
ERP-Anbieter tragen die Verantwortung, ihre Kunden in diesem kritischen Bereich richtig zu beraten. Es ist ihre Aufgabe sicherzustellen, dass Output Management die Aufmerksamkeit erhält, die es verdient, und dass die passende Lösung ausgewählt wird.
Andernfalls ist es immer der Kunde, der am Ende mit einem ERP-System dasteht, das nicht vollständig funktioniert – und das langfristig mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht nachhaltig ist. Besonders in Vertrieb und Export entstehen neue gesetzliche Anforderungen und Partneranforderungen oft mit sehr kurzer Vorlaufzeit. Wenn Sie an ein fest codiertes oder zu simples Output-Management-Setup gebunden sind, können Sie nicht Schritt halten.
Drei praxisnahe Tipps für ERP-Anbieter
Output Management sollte in jedem ERP-Projekt fester Bestandteil der Scoping-Phase sein.
Stellen Sie frühzeitig die richtigen Fragen: Welche Dokumente werden benötigt? In welchen Formaten? Für welche Empfänger und über welche Kanäle? Werden diese Anforderungen von Anfang an sauber erfasst, lässt sich die passende Lösung auswählen – und teure Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt lassen sich vermeiden.
Anforderungen ändern sich – besonders bei international tätigen Unternehmen.
Wenn Ihr Output-Management-System sich nicht an neue Gesetze, Kundenanforderungen oder Wachstumsstrategien anpassen kann, wird es schnell an seine Grenzen stoßen – und teure Erweiterungen erforderlich machen.
Es ist leicht nachvollziehbar, warum Bereiche wie CRM und Business Intelligence in ERP-Projekten mehr Aufmerksamkeit erhalten. Sie sind sichtbar und oft mit Prestige verbunden. Doch eines sollten Sie nicht vergessen: Das Kundenerlebnis beginnt häufig mit einem Dokument – der Rechnung, dem Lieferschein, den Versandpapieren. Wenn diese Dokumente nicht funktionieren, bricht das gesamte ERP-Erlebnis zusammen – und mit ihm auch der Ruf des ERP-Anbieters.
Template-basierte Lösungen lassen sich zwar schnell implementieren, sind jedoch selten skalierbar oder flexibel genug, um komplexe Geschäftsanforderungen abzudecken.
Eine professionelle Output-Management-Lösung unterstützt den gesamten Dokumentenlebenszyklus – von der Gestaltung über die Verteilung bis hin zur Archivierung – und stellt dabei die Einhaltung lokaler und internationaler Vorschriften sicher.
