Stor effekt – både under implementering og efter go-live
Vigtigheden af Output Management
Jo tættere du er forbundet i tid med dine kunder og leverandører, desto mere forretningskritisk bliver Output Management.
Vigtigheden af Output Management varierer fra branche til branche. For eksempel er Output Management ekstremt forretningskritisk i ordreproducerende virksomheder, da dokumenter er en central del af kerneprocesserne – fra ordremodtagelse og produktion til levering.
Dokumenthåndtering har typisk ikke samme fokus for ERP-partnere som f.eks. supply chain og produktion. Men Output Management spiller en underliggende, men afgørende rolle i virksomhedens kerneprocesser og har en direkte indflydelse på flere områder.
Automatiserede dokumenthåndteringssystemer kan reducere fejlraten med op til 50 %, hvilket fører til bedre datanøjagtighed og højere compliance.
Kilde: https//info.aiim.org/
Værdi i implementeringsfasen
1. Øget forudsigelighed og færre overraskelser
Output Management gør projektet mere forudsigeligt ved at reducere antallet af ukendte faktorer. Det hjælper også med at identificere de inputdata, der er nødvendige for ERP-systemet.
2. Hurtigere implementering og tilpasninger
Output Management effektiviserer processer, integrerer automatiserede løsninger og gør implementeringsforløbet mere smidigt. Ofte anvendes best practice-pakker, som indeholder dele af løsningen allerede fra starten. Tilpasninger undervejs kan håndteres hurtigt og uden behov for kodning.
3. Mindre økonomisk risiko
Output Management afdækker vigtige sammenhænge og afhængigheder og mindsker dermed risikoen for uforudsete udfordringer ved at bygge på best practices. Det hjælper med at undgå økonomiske overraskelser og budgetoverskridelser.
4. Lavere risiko for forsinkelser i ERP-projektet
Med Output Management bliver dokumenthåndtering mere forudsigelig og standardiseret, hvilket reducerer risikoen for projektforsinkelser.
Vigtigheden efter go-live
1. Nem tilpasning af eksterne dokumenter
Output Management gør det let at tilpasse ERP-dokumenter til nye eksterne og interne krav – uanset om de kommer fra markedet eller fra myndigheder.
2. Høj oppetid og fejltolerant udskrivning
For at sikre høj oppetid er arkitekturen ofte designet til forskellige produktionsmiljøer. Det kan f.eks. indebære brug af både cloud- og offline-løsninger til opgaver som labelproduktion på fabrikker.
3. Lavere driftsomkostninger
Ved at standardisere ændringer og konfigurere “globale skabeloner” til lokale forhold bliver dokumentvedligeholdelse hurtigere og mere effektiv. Det sparer både på omkostninger til ændringer, test og implementering.
4. Tilpasning til kundernes behov
Output Management muliggør hurtig tilpasning af dokumenter til kundernes specifikke og avancerede krav. Det øger kundetilfredsheden og gør det lettere at leve op til komplekse kundekrav.
5. Compliance og juridisk sikkerhed
Output Management sikrer, at dokumenter overholder gældende lovkrav og regler for dokumentation og rapportering.
6. Skalerbarhed
Output Management hjælper virksomheden med at skalere og tilpasse sig ændrede behov og vækst – f.eks. ved indtræden på nye markeder, flere modtagere eller håndtering af fusioner og opkøb.
7. Smidig drift
Output Management kan integreres med andre systemer og applikationer, hvilket bidrager til en mere sammenhængende og effektiv drift.
Organisationer, der bruger automatiske dokumenthåndteringssystemer, oplever effektivitetsgevinster på 30–70 % – alt efter hvor komplekse og omfattende deres processer er
Kilde: https://info.aiim.org/
