Med en AI-drevet OCR-løsning baseret på Microsoft-teknologi har Palsgaard automatiseret håndteringen af leverandørfakturaer og skabt et globalt, skalerbart setup. Resultatet er mindre manuelt arbejde, hurtigere arbejdsgange og en løsning, der nemt kan rulles ud på tværs af selskaber og lande.
Om Palsgaard
Palsgaard er en global virksomhed, der udvikler og producerer plantebaserede ingredienser til fødevareindustrien og specialløsninger til polymeradditiver og personal careindustrien. Virksomheden opererer globalt med aktiviteter i flere lande og håndterer et stort antal leverandører og komplekse finansprocesser på tværs af selskaber og markeder. Palsgaards ERP-system er Microsoft D365 F&SCM.
Fordobling af omsætning med den samme bemanding i bogholderiet
Klassisk OCR kan kræve mange tunge, manuelle processer. Det oplevede Palsgaard også. Før de implementerede Lasernet Input Management, håndterede deres bogholderi leverandørfakturaer manuelt.
Dokumenterne blev sendt rundt i kopi med nummer og blev parret, når køb var bekræftet. Derefter blev betaling foretaget manuelt på baggrund af en faktura.
I dag er historien en helt anden. Palsgaard anvender Lasernet AI Input til håndtering af leverandørfakturaer på tværs af flere selskaber og lande, og de har kunne fordoble deres omsætning med den samme bemanding i bogholderiet. Løsningen er implementeret i både Holland og 12 finanselskaber i Danmark og er en central del af virksomhedens finansprocesser. Fakturaer bliver automatisk aflæst og behandlet:
“Langt de fleste leverandørfakturaer kører igennem uden problemer – og brugerne skal ikke gøre noget. Bogholderiet bruger væsentligt mindre tid på manuel mapping og har fået frigjort tid til andre opgaver, da systemet selv genkender og behandler fakturaerne”, fortæller Torben Strand Johansen.
“Vi startede med at indlæse 20-30 leverandørfakturaer til AI-modellen – og derefter kørte fakturaer igennem gnidningsfrit, som den aldrig har set før”.
Torben Strand Johansen, IT System & Application Developer
OCR scanningsløsning for ikke-teknikere
En af de store styrker ved løsningen er, at både opsætning og efterfølgende vedligehold kan håndteres uden tung teknisk viden. Selve AI-træningen kræver kun begrænset indsats og kan udføres af superbrugere, fortæller Torben:
“Selve opsætningen stod Tabellaes konsulenter for, og det tog et par dage. Derefter fik jeg en overlevering af jeres konsulent om, hvad man kan og hvordan hun havde trænet AI-modellen. Efterfølgende har jeg lavet en AI-model til hvert land og sprog – det tog kun én dags arbejde. Således bliver AI-modellerne ikke blandet sammen, og de ansvarlige for de forskellige landes selskaber kan træne AI-modellen uden at ødelægge noget for andre”.
Derudover kan løsningen løbende finjusteres uden omfattende udviklingsarbejde: “Jeg brugte omkring en uge på at konfigurere elementære ting. Da løsningen var live, fik jeg tilsendt de fakturaer, der fejlede pga. for meget eller for lidt data. Derudover har jeg konfigureret, at den skal registrere, hvilken bankkonto
det er i vores Dynamics 365, eller om det er et EAN- eller Swift-nummer. Dét tjekker den hver eneste gang, der kommer en faktura ind. Hvis det er forskelligt på fakturaerne, stopper den det inde i Lasernet Client og giver os besked om, at noget har ændret sig siden sidste faktura”, fortsætter Torben.
Nem opstart – kun 4,5% procent rettelser
Palsgaards erfaring var, at det krævede relativt få eksempler at få AI-modellen op at køre. Efter den indledende opsætning begyndte systemet hurtigt at genkende mønstre i fakturaerne, og kun en mindre andel krævede efterfølgende justeringer.
“Hvis fakturaens standardopsætning har mellemrum de rigtige steder, alle rigtige data og felter, kan du nøjes med at træne ca. 10% af dine leverandørfakturaer. Men hvis det er forskellige sprog, labels og nogle ikke har mellemrum mellem label og et beløb, kan man være nødsaget til at konfigurere noget. Jeg har kun konfigureret 40-50 fakturaer ud af 1126 forskellige leverandører, dvs. kun 4,5%.
Allerede efter få eksempler begynder systemet at genkende mønstre og håndtere nye fakturaer automatisk. Vi startede med at indlæse 20-30 leverandørfakturaer til AI-modellen, og derefter kørte fakturaerne igennem gnidningsfrit. Efterfølgende var der nogle få fakturaer, den ikke helt kunne finde ud af, men det var hurtigt rettet”, fortæller Torben.
“Det har været nemt at få vores brugere over på det her i stedet for – også selvom user interfacet er forskellige”
Claus Christensen, Global Enterprise Architect
Kan man komme i gang uden programmører?
“Hvis man ikke har erfaring med Lasernet i forvejen, er der selvfølgelig en indlæringskurve. Men i forhold til at træne AI-modellen, kan superbrugere sagtens mappe de ting op”, fortæller Torben.
Claus Christensen, der er Global Enterprise Architect, fortsætter: “Hvis man har en finansafdeling uden en udvikler som Torben, tænker jeg godt, at man kan. Det er mere et spørgsmål om, hvilket beredskab man har for de fakturaer, der måtte fejle, hvis man ikke direkte outsourcer det til Tabellae”.
Hurtigt idriftsættelse uden nedetid
Da løsningen var klar, kunne overgangen fra den tidligere inputløsning til Lasernet AI Input gennemføres hurtigt og ukompliceret – uden længere perioder med parallel drift:
“Vi har egentlig bare lukket ned for den ene og så iværksat den anden. Implementeringen tog kun få dage, et par møder og så var vi i gang, hvorefter brugerne hurtigt kunne fortsætte deres arbejde i den nye løsning uden forsinkelser. Man skal dog sørge for at have ressourcer til at lave konfigurationerne til det, der ikke virker eller have outsourcet det til Tabellae. Nogle leverandører kan have en mystisk faktura, som aldrig vil køre automatisk igennem, og de skal håndteres manuelt”, fortæller Torben.
Claus stemmer i og fortæller, at resten af organisationen hurtigt kom med ombord: “Hvis jeg ser på brugerfladen, har det været nemt at få vores brugere over på det her i stedet for – også selvom user interfacet er forskellige”.
Lasernet AI Input User Interface
En klar business case
Efter implementeringen blev gevinsterne hurtigt synlige. Automatiseringen reducerede den manuelle arbejdsbyrde, samtidig med at virksomheden fik et mere ensartet og globalt setup for fakturahåndtering.
“Jeg ser en klar business case i forhold til, hvordan det var før. Nu er vi kommet over på en løsning, hvor ‘motorværket’ bliver udviklet af Microsoft, og det tror jeg på er fremtiden. Derudover får vi en homogen måde at modtage fakturaer på globalt, og arbejdsbyrden fordeles også bedre i organisationen.
Bogholderiet sparer tid, og samtidig giver løsningen os mulighed for at arbejde langt mere globalt. Hvis der kommer en faktura ind om aftenen, kan en medarbejder i en anden tidszone i princippet færdigbehandle den, fordi der ikke længere er ret meget manuelt arbejde tilbage. Vi kan fordele opgaverne mere fleksibelt på tværs af organisationen og flytte arbejdsopgaver derhen, hvor det giver mest mening – for eksempel, hvis en del af organisationen er belastet, overtager en anden, uanset om fakturaerne kommer fra Holland, Danmark eller et andet finansselskab”, fortsætter Claus.
AI løsning letter global udrulning
Hvor traditionelle OCR-løsninger ofte kræver vedligeholdelse af mange forskellige skabeloner, kan AI-modellen genkende mønstre på tværs af leverandører og formater. Palsgaard har derfor en klar strategi om at udrulle løsningen globalt. Den er allerede i drift i flere selskaber og forventes udrullet til 22 lande.
“Vi får en ensartet måde at modtage fakturaer på globalt plan. Hvis vi har over 1000 leverandører og kun har mappet omkring 50, så genkender den resten selv. Det gør løsningen særligt attraktiv i forbindelse med
skalering”, fortæller Torben.
Altid tilgængelig samarbejdspartner
”Vi valgte løsningen baseret på vores tidligere samarbejde med Tabellae, som vi har været meget tilfredse med. Hvis der opstår problemer eller vi skal i gang med noget nyt, er der altid kompetente konsulenter til at hjælpe”, fortæller Torben.
”Derudover er vi utroligt glade for, at vi kan få personlig og global support af konsulenter, der kender vores løsning og setup. I min bog betyder det i hvert fald meget, at det er ham eller hende, som vi normalt snakker med, som også kender til, hvordan vi har valgt at gøre det og kan huske det fra gang til gang – og at man ikke bare bliver kastet over til den første ledige medarbejder. Det er altid nemt at få fat på vores Tabellae konsulent, og dét at have sådan en kontaktperson er meget væsentligt for mig”, fortæller Claus.
Torben stemmer i og afslutter: “Det er fedt, at jeres medarbejdere bliver hos jer i så lang tid, og at man kan få fat i dem, som har været med til projektet helt fra start. Dét er ret godt”.
Resultater
- 95,5% genkendelse ved første gennemløb
- Mindre manuelt arbejde i bogholderiet
- Nem global udrulning
- Hurtig implementering uden driftsforstyrrelser
- Fremtidssikret AI-baseret løsning med Microsoft-teknologi
