Det er let at overse kompleksiteten i forretningsdokumenter. Dokumenthåndtering bliver ofte undervurderet som en lille opgave til sidst i et ERP-projekt, men det kan hurtigt blive dyrt. For at holde de samlede ejeromkostninger (TCO) nede er det vigtigt at tage højde for området fra starten.
Når man analyserer den faktiske tidsanvendelse, viser det sig ofte, at ERP-implementeringsprojekter ender med at tage omkring tre gange længere tid end estimeret. Det kan hurtigt løbe op i hundredvis af ekstra timer og omkostninger, som kunne være undgået, hvis Output Management var blevet inddraget tidligt i projektet.
„Vi starter altid med det, der skal komme ud – output-delen – ellers ved vi ikke, hvad der skal ind i systemet. Det gør vi for at afstemme forventninger, få input, justeringer og ønsker tidligt i processen og opbygge systemet med de rigtige processer fra starten.“
Kjeld Ohland-Andersen
Solution Architect
„I gamle dage tilpassede man alt. Man sagde aldrig nej til en kunde. Hvis kunden ville have et felt flyttet, så blev det flyttet. Så blev der sat ti programmører til at kode. Det var et mareridt,“ siger Kjeld Ohland Andersen.
„Hvis man bare skulle flytte noget, kunne det køre frem og tilbage med kunden tyve gange. ‘Var det sådan her?’ ‘Nej, bare lidt mere til højre.’ Og så tilbage og kode igen. Derfor er mange virksomheder endt med et helt team af programmører, der koder rapporter på den gammeldags måde. Men problemet er, at enten ender kunden med at betale en urimelig pris for sine rapporter, eller også kan konsulenthuset ikke tage betaling for det, fordi kunden nægter at betale for alle de timer med kodning.
Hvis vi skal drive en omkostningseffektiv forretning, er vi nødt til at gøre alt, hvad vi kan, for at gøre vores kunder effektive. Derfor bruger vi kun standardprogrammer.“
„Det er et stort problem, at mange ikke tager output med fra starten. Derfor begynder vi altid med det, der skal komme ud – output-delen – ellers ved vi ikke, hvad der skal ind i systemet.
Kunder ønsker altid at få leveret en masse information: stregkoder, EDI, ledelsesrapportering, rapporter om lageromsætning, kundedata osv. Derfor er vi nødt til først at have både den eksterne og interne kommunikation på plads,“ siger Kjeld Ohland-Andersen.
„Det handler om hurtigt at gennemføre proof of concept i workshops, baseret på standard. Det gør vi for at afstemme forventninger, få input, justeringer og ønsker tidligt i processen og opbygge systemet med de rigtige processer fra starten,“ forklarer Kjeld Ohland-Andersen.
