ERP-leverandører kan spare tid og levere bedre ERP-løsninger med lavere samlede omkostninger for deres kunder – ganske enkelt ved at forstå forskellen mellem basal dokumentgenerering og fuldt Output Management samt ved at tage kundevendte dokumenter alvorligt fra projektets start.
Selvom det er forretningskritisk, kommer Output Management sjældent øverst på dagsordenen. Områder som CRM og Business Intelligence løber ofte med opmærksomheden, mens Output Management forbliver i baggrunden – selvom det er lige så afgørende for forretningssucces.

Samtidig kan dette ofte undervurderede område ende med at koste tre gange så meget, hvis det ikke tages seriøst fra begyndelsen, men i stedet udskydes til lige før go-live – hvilket sker i 8 ud af 10 ERP-projekter.

Det, der opfattes som et “kedeligt” område, er i virkeligheden en yderst kompleks disciplin, der spiller en central rolle i hele virksomheden. Det omfatter oprettelse og håndtering af vigtige forretningsdokumenter som fakturaer, følgesedler, labels, tolddokumenter og meget mere – dokumenter, som ERP-systemet skal generere, integrere og distribuere.

Og hvis det ikke fungerer? Så gør hverken ERP-systemet – eller virksomheden. Forestil dig konsekvenserne, hvis din virksomhed pludselig ikke kunne sende fakturaer eller udskrive de dokumenter, der er nødvendige for at levere varer til kunder.

Download brochuren: ERP Projects – Live On Time and Budget

Som en tommelfingerregel bør Output Management ikke udgøre mere end 5% af ERP-budgettet. Men det tal kan let tredobles, hvis området ikke tages seriøst tidligt i forløbet – eller hvis en ERP-leverandør anbefaler en simpel template-løsning, der ikke understøtter komplekse krav som told, offentlige portaler, kundekrav og compliance på tværs af landegrænser.

Desværre sker det alt for ofte. Her er to eksempler fra virkeligheden: En stor elektronikvirksomhed valgte en simpel løsning, der ikke kunne leve op til deres globale krav.

Resultatet? Seks måneders spildt arbejde og flere hundrede tusinde euro i ekstraomkostninger.

En mellemstor entreprenørvirksomhed prioriterede lave timepriser frem for erfaring.

Resultatet? En forkert konfigureret løsning, der aldrig gik i drift, over et års forsinkelse og en ekstra regning på 130.000 euro.

Det er blot to ud af mange tilfælde, hvor virksomheder endte med store, unødvendige omkostninger – simpelthen fordi den rigtige Output Management-løsning ikke blev valgt fra starten.

At vælge den forkerte vej er dyrt – og at rulle det hele tilbage er endnu værre. Det betyder dobbelt licensomkostninger, unødvendige implementeringstimer og stilstand, mens medarbejdere venter, omprioriterer eller mister effektivitet. Oven i det kommer den langsigtede byrde ved at vedligeholde og manuelt opdatere forretningsdokumenter.

ERP-leverandører har et ansvar for at guide deres kunder på dette kritiske område. Det er deres opgave at sikre, at Output Management får den opmærksomhed, det fortjener, og at den rigtige løsning bliver valgt.

Ellers er det altid kunden, der ender med et ERP-system, som ikke fungerer fuldt ud – og som med stor sandsynlighed ikke vil være bæredygtigt på lang sigt. Særligt inden for salg og eksport opstår nye lovkrav og partnerkrav ofte med meget kort varsel. Hvis man sidder fast i en hardcoded eller for simpel Output Management-opsætning, kan man ikke følge med.