Hvad er “standard” Output Management?
Hvad ”standard” egentlig betyder i ERP Output Management
En standard defineres som en løsning, der ”pålægges og/eller er bredt accepteret af dem, der bruger den i hverdagen eller arbejder med den som den gyldige måde at udføre en specifik opgave på.” Standarder kan anvendes lokalt eller globalt, og en undertype er ”de facto”-standarden.
I forhold til ERP-systemer kan standard Output Management være standard, fordi:
A. Det er en del af ERP-systemet (f.eks. Microsoft eller SAP)
B. Det er den løsning, som de fleste implementeringer bruger inden for et geografisk eller industrielt område
C. Det leveres ”out-of-the-box” i betydningen enten: (a) Best of Suite eller (b) Best of Breed
Alle tre betydninger bruges ofte i diskussioner om Output Management, men de har meget forskellig indvirkning på fleksibiliteten og de samlede ejeromkostninger (TCO) i et ERP-projekt.
Et standard ERP-system leveres typisk med grundlæggende printfunktionalitet som standard. Derudover er der mulighed for at tilføje mere avanceret funktionalitet, f.eks. ved at integrere Best-of-Breed-løsninger.
Funktionalitet i standard ERP-systemer
Dokumentgenerering:
Oprettelse af fakturaer, følgesedler, indkøbsordrer og andre standarddokumenter.
Printstyring:
Mulighed for at administrere og afvikle printjob på tværs af forskellige printere og lokationer, ofte manuelt.
E-mailafsendelse:
Afsendelse af dokumenter via e-mail fra systemet.
Filformater:
Understøttelse af almindelige filformater såsom PDF, Word, Excel, CSV osv.
Arkivering:
Automatisk arkivering af genererede data og i nogle tilfælde også dokumenter i systemet for nem adgang.
Datatransformation:
Funktioner til at transformere og tilpasse dataformatet, så det passer til forskellige modtagersystemer.
Funktionalitet i et ERP-system med standard Best-of-Breed
Avanceret dokumentdesign:
Designværktøjer til at udforme og tilpasse dokumentlayouts, som rækker ud over mulighederne i Excel og Word.
Multikanaldistribution:
Mulighed for distribution via flere kanaler såsom e-mail, post, EDI (Electronic Data Interchange), portaler og mobile enheder.
Compliance og sikkerhed:
Funktioner, der sikrer overholdelse af lovkrav og øget datasikkerhed, herunder kryptering og digitale signaturer.
Integrationsmuligheder:
Avancerede integrationer med tredjepartssystemer og applikationer (såsom Microsoft Customer Engagement og CRM-platforme) for et mere sammenhængende workflow.
Datatransformation:
Funktioner til at transformere og tilpasse dataformatet, så det passer til forskellige modtagersystemer, samt inkludere data fra andre datakilder, såsom CRM.
Automatiserede testværktøjer:
Avancerede værktøjer til analyse af outputperformance samt testværktøjer, der anvendes ved fremtidige opgraderinger.
Skalerbarhed og performance:
Håndtering af store dokumentmængder samt mulighed for at anvende både cloud og on-prem i kombination for bedre skalerbarhed og driftssikkerhed i forskellige dele af verden.
Arkivering:
Automatisk arkivering af låste og ikke-redigerbare PDF-dokumenter i ERP-systemet med adgang for alle brugere.
