Et komplekst ERP-projekt kræver Output Management
Kompleksitet kræver en Output Management-strategi
Er Output Management noget, man kan lade glide ind i ERP-projektet undervejs og måske få på plads omkring go-live? Eller bør det indgå i scope fra starten? Og hvad ville få dig til at have ekstra fokus på dokumenterne allerede i tilbudsfasen?
Troels Schmidt er systemarkitekt hos Pingala, en ERP-virksomhed med 130 medarbejdere og kontorer i Danmark, Norge og Dubai. Han har arbejdet med ERP siden 1990’erne og indrømmer ærligt, at han både tidligere og stadig oplever, at dokumenter bliver behandlet lidt overfladisk, når projektet aftales.
“Det kommer typisk for sent, og det skyldes, at både ERP-leverandøren og kunden undervurderer opgaven,” siger Troels Schmidt. “Vi skal have mere fokus på, at en ny ERP-løsning kræver et nyt design af dokumenterne, så vi ikke ender i en situation, hvor der mangler noget i et dokument, når vi går live, for det er både tidskrævende og dyrt at rette fejlene bagefter,” tilføjer han.
Hvad er tegnene på, at Output Management kræver særlig opmærksomhed?
“Kompleksitet kræver helt klart en Output Management-strategi,” svarer Troels Schmidt.
“Og kompleksitet opstår typisk i logistik og produktion, eller hvor data er lagret i eksterne systemer. Med andre ord, hvor der er dataflow til output på tværs af processen. Her er det vigtigt at designe en end-to-end-proces,” siger han. “Det handler om at inkludere dokumenterne i foranalysen. Output Management er lige så vigtigt som de andre KPI’er. Vi skal forstå de fremtidige behov og sikre, at de bliver opfyldt.”
Et godt eksempel på kompleksitet er forsyningsselskaber, hvor forskellige typer fødesystemer leverer data til dokumenterne. “Detaljerne fra disse systemer skal overføres til ERP-systemet, når fakturaer genereres, hvilket naturligvis stiller store krav til løsningen,” siger Troels Schmidt. “Kompleksitet, som forskellige sprog og valutaregler, kan ikke nemt understøttes, hvis vi bliver i ERP-verdenen. Det vil i hvert fald kræve, at hvert dokument bliver kodet separat.”
“Vi er på en læringsrejse sammen med kunderne”
Hvordan påvirker kompleksitet valget af en Output Management-løsning?
“Vi er en Microsoft-virksomhed, og derfor taler vi naturligt meget om Best-of-Suite. Men vi arbejder også med Best-of-Breed,” siger Troels Schmidt.
“Kompleksitet, som forskellige sprog og valutaregler, kan ikke nemt understøttes, hvis vi holder os inden for ERP-verdenen. Det vil i hvert fald kræve, at hvert dokument kodes separat.” I disse tilfælde giver det mening at overveje en Best-of-Breed-løsning, hvor data ligger uden for ERP-kernen og bringes ind i systemet, når et dokument oprettes.
Spørgsmålet om en Output Management-løsning bliver dog ikke altid rejst i den indledende fase af ERP-projektet. “Det kan føre til, at ‘standard’ kun fastsættes ud fra prisen i aftalen, og så ender man med change requests, hvis det viser sig, at ‘standard’ alligevel ikke kan løse opgaven.” De økonomiske konsekvenser ved at overlade Output Management til tilfældigheder på denne måde kan være alvorlige.
Troels Schmidt påpeger, at den tid, der kræves til kodning af dokumenter, kan løbe op i firecifrede timetal – en omkostning, der langt overstiger prisen på en Best-of-Breed-løsning valgt fra starten.
For at undgå denne situation foreslår han, at Pingala og kolleger i branchen begiver sig ud på en “læringsrejse” sammen med kunderne.
“Vi er nødt til at tage på en fælles ‘læringsrejse’ og udfordre kunderne på Output-området, så vi sammen kan finde den rigtige løsning. Vi skal forklare dem, at den ERP-løsning, de er ved at implementere, er meget anderledes end den, de har i dag – og at det også påvirker dokumenterne,” siger Troels Schmidt. “Vi skal gøre dem opmærksomme på, at den nye platform kræver langt højere datatilgængelighed end den gamle.”
Og jo mere kompleks forretningen er, desto vigtigere bliver det at leve op til dette krav, så løsningen kan generere korrekte dokumenter.
