Derfor afhænger ERP-succes af Document håndtering
Dokumenter er afgørende for, om ERP-løsningen fungerer.
“Hvis et felt mangler på følgesedlen, og du ikke kan få varerne ud, skaber det en kritisk situation,” siger Carsten Slot, CEO og partner hos Bredana Axcite med tredive års erfaring inden for ERP. Derfor opfordrer han til, at Output Management bliver adresseret tidligt i ERP-projektet og får høj prioritet.
“Dokumenter bliver ofte lidt overset. De er bare noget, der skal laves. Nogle kunder har den indstilling, at ‘det finder vi ud af’, og ‘det løser vi undervejs’. Men selv om dokumenter kan opfattes som noget trivielt, er de helt centrale for, om løsningen fungerer,” forklarer Carsten Slot.
“En enkelt fejl i et dokument kan potentielt stoppe det hele, så det er kritisk for ERP-projektet, hvis de ikke fungerer, som de skal.”
Bredana Axcite specialiserer sig i Microsoft Dynamics 365 for Finance and Supply Chain Management og har store internationale kunder som Borg Automotive, HydraSpecma og Hoyer. Virksomheden har også udviklet sin egen softwarepakke, der udvider funktionaliteten i Dynamics 365 for Supply Chain.
Vælg den rigtige løsning fra starten
Dokumenter er ikke et af Bredana Axcites primære kompetenceområder. Derfor arbejder virksomheden ofte sammen med en partner ud fra princippet: “Gør det, du er bedst til, og lad andre tage sig af resten.”
“Men det er ikke altid muligt at få en tredjepart involveret i projektet. I nogle tilfælde mener kunden, at de selv kan udarbejde dokumenterne. Senere i projektet bliver vi så bedt om at hjælpe med at færdiggøre dem, og i de situationer ville det have været bedre at inddrage en specialist fra starten,” siger Carsten Slot.
“Vi kan godt hjælpe dem, men vi er ikke lige så effektive på dette område som dem, der udelukkende arbejder med Output Management. Og fordi det ikke er vores primære kompetenceområde, kan vi risikere at ‘brænde fingrene’, fordi vi undervurderer opgaven og/eller kunden løbende efterspørger mere end det, der blev aftalt fra begyndelsen,” tilføjer Carsten Slot. “Dem, der er vant til at arbejde med det, stiller de rigtige spørgsmål, hvilket er bedre for både kunden og ERP-leverandøren.”
Dokumenter kan tage tid fra andre vigtige opgaver i projektet
At dokumenterne ikke indgår i den indledende fase af en ERP-implementering er helt naturligt, ifølge Carsten Slot. “På dette tidspunkt taler vi om det overordnede billede – udfordringer og gevinster – men det betyder ikke, at dokumenterne ikke skal være helt klar, før vi går live,” siger han.
Bredana Axcite har udviklet en projektmodel, hvor go-live-fasen omfatter alle aspekter. Dokumenter kan dog udgøre en potentiel risiko, hvis de ikke er på plads.
“Det værst tænkelige scenarie er, at virksomhedens store ERP-investering må udskyde go-live på grund af nogle felter i et dokument.”
-Carsten slot, CEO og partner hos Bredana Axcite
Nogle kunder har kompetencerne til selv at arbejde med dokumenter, men der er flere faldgruber:
“Først og fremmest er det ofte de samme personer hos kunden, som er dybt involveret i hele ERP-projektet, der også skal udføre dette arbejde. Det er typisk ‘blæksprutter’, og vi risikerer derfor, at arbejdet med dokumenterne tager tid fra andre vigtige opgaver i projektet,” siger Carsten Slot.
“For det andet ser vi, at nogle kunder køber en billig ‘mini-løsning’ til dokumenterne, og der kommer der sjældent noget godt ud af.”
“Et tredje problem er, at man ofte glemmer alle de mange tilpasninger af dokumenterne, som er blevet lavet i den gamle ERP-løsning gennem de sidste femten år. Det er meget problematisk først at opdage disse manglende tilpasninger i sidste øjeblik af implementeringen.”
