Add-on-løsning versus dokumentkodning
Evergreen deler vandene
Overgangen fra on-prem ERP-systemer med lejlighedsvise opgraderinger til løbende opdaterede og evergreen-løsninger markerer et paradigmeskifte, der i høj grad påvirker ERP-projekter og valget af add-on-løsninger.
Tidligere var implementeringsperioden lang. Nu er den kortere, mens driftsperioden bliver lang – uden “opgraderinger”, men med mindre og hyppigere opdateringer. Det har væsentlig betydning for ERP-projekter og valget af add-on-løsninger. Derfor træder den skræddersyede løsning i baggrunden, og “standard” står tilbage som den skinnende ledestjerne i skyen. Det er nemmere, det er billigere, og det passer til et ERP-system, som leverandøren automatisk opdaterer et par gange om året.
Men er standard svaret på alt? Og hvad sker der med ISV-løsningerne, som har været og fortsat er en vigtig del af mange ERP-løsninger?
Vi talte med to erfarne fagfolk i ERP-branchen, og deres tilgang til standarder, kodning og ISV-add-on-løsninger er forskellig.
Henrik Flindt
Director for ERP, Finance, & Operations hos 9Altitudes
John Sinnbeck
Vice President hos Columbus
“Prøv standard, og så kan vi se, om det fungerer”
“Hvis en i C-level mener, at de efter tyve års udvikling og tilpasning af deres ERP-platform nu bare kan bruge standard, så er der noget, de ikke helt har forstået. Det er en game changer, de står overfor!” På trods af disse forbehold er Henrik Flindt ikke i tvivl om hovedmålet i evergreen-æraen:
“Min tilgang er, at hvis du ikke bruger standard i skyen, skyder du dig selv i foden.
Men vores opgave som leverandør er at få kunden til at forstå, at de begiver sig ud på en rejse
med standard, og at denne løsning kræver, at man starter det rigtige sted.
Vi siger til kunden: ‘Prøv standard, og så kan vi se, om det fungerer.’ Vi skal ikke begynde at behandle symptomer fra starten, men finde ud af, om der er et problem, og hvad vi skal gøre, hvis der er,” siger Henrik Flindt.
“Best-of-Breed gør det muligt for os at udarbejde dokumenter til forskellige lande, så vi kan fokusere på det, vi er bedst til.”
Hans kollega, John Sinnbeck hos Columbus, har den stik modsatte holdning. Han er ansvarlig for Columbus’ Microsoft Dynamics-forretning i Danmark. Columbus er en global digital forretningspartner og har gennemført 9.000 projekter for 1.100 kunder over de seneste tredive år.
John Sinnbeck spiller en central rolle i at fastlægge de overordnede rammer for ERP-projekter. Og evergreen synes ikke at have ændret hans grundlæggende syn på add-on-løsninger versus kodning af dokumenter i standardløsningen: “For ti år siden udfasede Microsoft den rapportgenerator, vi brugte til dokumenter i 80 % af projekterne, og vi havde brug for en anden løsning,” siger han.
“Jeg deltog i en konference, hvor jeg hørte et oplæg om en Best-of-Breed-løsning, og det var et wake-up call. Jeg indså, at her var en skabelon, hvor man kunne opbygge dokumenter til forskellige lande,” siger John Sinnbeck. “Leverandøren kommer med en pakkeløsning, så vi selv skal gøre mindre. Det fungerer godt. Samtidig kan vi koncentrere os om det, vi er bedst til.”
“Vi indarbejder dokumenterne fra starten i alle vores projekter og afsætter et budget, som vi af erfaring ved dækker de klassiske eksterne rapporter,” tilføjer han. “Denne tilgang er klog af flere grunde. For det første bliver Output Management synliggjort fra starten af ERP-projektet og får samme vigtighed som andre nøgleområder. For det andet bliver der afsat et budget til det, og for det tredje er det på dette stadie af projektet umuligt at have fuldt overblik over alle de dokumenter, der er behov for.”
Det er dog ikke givet, at slutresultatet bliver en løsning uden for ERP-systemet. Når projektet er sat i gang, planlægges en scoping-dag for at afdække, hvor mange dokumenter virksomheden faktisk har, og for at fastlægge, hvilken Output Management-løsning der er optimal.
“Nogle kunder kan klare sig med standardløsningen, mens andre har brug for Best-of-Breed. Vi abonnerer ikke på ‘religiøse’ synspunkter om Best-of-Suite eller Best-of-Breed,” siger John Sinnbeck.
“Kunderne vil gerne køre i en lækker bil meget hurtigt. Men i virkeligheden starter de på en cykel, som efter noget tid bliver til en scooter. De kommer først til at køre bil langt senere.”
Henrik Flindt om, hvordan standard skaber et gab i forventningerne. Henrik Flindt opfordrer dog kunden til at se, hvad der kan lade sig gøre med standardløsningen, før man eventuelt vælger en ISV-løsning til dokumenterne. “Hvis kunden har meget avancerede dokumenter af forretningsmæssige årsager, kan det være nødvendigt at gå ud over standard. For eksempel hvis der er kundespecifikke fakturaer, som nemt kan tilpasses i en ekstern løsning, men som ville kræve, at der oprettes en ny faktura til hver kunde i standardløsningen.”
Han så lyset i Best-of-Breed, men er ikke “religiøs” omkring det.
John Sinnbeck spiller en central rolle i at fastlægge de overordnede rammer for ERP-projekter. Og evergreen synes ikke at have ændret hans overordnede syn på add-on-løsninger versus kodning af dokumenter i standardløsningen: “For ti år siden udfasede Microsoft den rapportgenerator, vi brugte til dokumenter i 80 % af projekterne, og vi havde brug for en anden løsning,” siger han.
“Jeg deltog i en konference, hvor jeg hørte et oplæg om en Best-of-Breed-løsning, og det var et wake-up call. Jeg indså, at her var en skabelon, hvor man kunne opbygge dokumenter til forskellige lande,” siger John Sinnbeck. “Leverandøren kommer med en pakkeløsning, så vi selv skal gøre mindre. Det fungerer godt. Samtidig kan vi koncentrere os om det, vi er bedst til.”
“Vi indarbejder dokumenterne fra starten i alle vores projekter og afsætter et budget, som vi af erfaring ved dækker de klassiske eksterne rapporter,” tilføjer han. “Denne tilgang er klog af flere grunde. For det første bliver Output Management synliggjort fra starten af ERP-projektet og får samme vigtighed som andre nøgleområder. For det andet bliver der afsat et budget til det, og for det tredje er det på dette stadie af projektet umuligt at have fuldt overblik over alle de dokumenter, der er behov for.”
Det er dog ikke givet, at slutresultatet bliver en løsning uden for ERP-systemet. Når projektet er sat i gang, planlægges en scoping-dag for at afdække, hvor mange dokumenter virksomheden faktisk har, og for at fastlægge, hvilken Output Management-løsning der er optimal.
“Nogle kunder kan klare sig med standardløsningen, mens andre har brug for Best-of-Breed. Vi abonnerer ikke på ‘religiøse’ synspunkter om Best-of-Suite eller Best-of-Breed,” siger John Sinnbeck.
Forretningsbehov kan kræve en add-on-løsning.
Henrik Flindt er heller ikke “religiøs”. Han understreger, at standard altid er førstevalget, og at det efter hans opfattelse ikke giver mening at rådgive ud over standard som udgangspunkt. Hvis en Best-of-Breed-løsning imidlertid er nødvendig for bedst muligt at imødekomme kundens behov, opfordrer Henrik Flindt til at se på forskellige produkter og frem for alt indhente referencer.
Der findes faktisk produkter på markedet, som “ikke klarer sig helt dårligt”, som han udtrykker det med nordjysk mådehold. “Men det skal udfordres, for der er stor forskel på dem, der kan lave flotte dokumenter, og dem, der ved noget om datamodellen i ERP-systemet,” siger Henrik Flindt.
“Det er vigtigt at være opmærksom på, at datamodellen i skyen, som danner grundlag for dokumenterne, ændrer sig indimellem, når systemet opdateres. Og i en situation, hvor man vælger at gå ud over standard, anbefaler jeg, at man drøfter dokumenter med ISV’en og data med os,” siger Henrik Flindt.
Han taler for et partnerskab, hvor ERP- og ISV-leverandøren sammen med kunden finder den rette løsning. “Det er ikke en ‘kamp’ mellem forskellige løsninger. Ideelt set bør det handle om at opbygge en holdånd omkring ERP-projektet og gennem en ærlig og oprigtig dialog finde den rigtige løsning sammen,” siger Henrik Flindt.
Ligesom i alle andre dele af ERP-projektet opfordrer Henrik Flindt kunden til at undersøge, hvad der kan lade sig gøre med standardløsningen, før man eventuelt vælger en ISV-løsning til dokumenterne. “Hvis kunden har meget avancerede dokumenter af forretningsmæssige årsager, kan det være nødvendigt at gå ud over standard. For eksempel hvis der er kundespecifikke fakturaer, som nemt kan tilpasses i en ekstern løsning, men som ville kræve, at der oprettes en ny faktura til hver kunde i standardløsningen.”
Selvom de to ERP-eksperter, John Sinnbeck og Henrik Flindt, ikke nødvendigvis har samme tilgang til standard og dokumenthåndtering, handler det i sidste ende om at underststøtte kundens forretning.
